請求書作成の流れを学ぶ

取引を守る書類

請求書とは、商品やサービスを提供したあとに、その代金を相手に請求するための書類です。
請求書があれば、取引内容と金額が明確になり、相手は支払いに必要な情報をすぐに確認できます。
口頭だけの約束は、金額の認識違いや支払い時期の食い違いが起こりやすく、後から言った言わないの争いにもつながります。
請求書として書面を残すことで、こうしたトラブルを避けられます。
なお、請求書の発行自体は法律上の義務ではありません。
しかし、請求書がないと経理処理や税務対応が煩雑になり、取引の証拠としても弱くなります。
実務では、取引が発生したら請求書を発行するのが基本のルールだと理解しましょう。

発行の方式を選ぶ

請求書の発行には、都度方式と掛け売り方式の二つがあります。
都度方式は、商品納品やサービス提供が完了するたびに請求書を作成して送る方法です。
取引ごとの内容と金額をその都度整理できるため、明細が分かりやすく、確認漏れを防ぎやすい点がメリットです。
一般的には、納品や作業完了のタイミングで請求書を送付します。
一方、掛け売り方式は、一定期間の取引金額をまとめて請求する方法で、月末に請求書を発行し、翌月末に入金される形がよくあります。
請求や入金のサイクルが決まるため、経理処理が効率化しやすい反面、入金までの期間が長くなる点には注意が必要です。
契約内容や社内の経理体制に合わせて選びましょう。