送付方法の違いを知る

紙と電子の特徴

紙の請求書を作成する場合は、市販の請求書用紙を購入して作成します。
複写式の用紙であれば、自社控えを同時に残せるため管理がしやすいです。
手書きの場合は筆跡が残り、改ざんされにくいという安心感もあります。
一方で、発行枚数が多いと作成や押印、封入、郵送に時間がかかり、郵送費も発生します。
これに対してパソコンで作成する請求書は、テンプレートを使えば必須項目を入力するだけで整い、計算ミスも減らせます。
データで保管できるので検索や再発行が容易で、メールやチャットで素早く送付できる点もメリットです。
自社の規模や取引先の希望に合わせて選びましょう。

システムを導入する

最近は、請求書発行システムを活用する会社が増えています。
システムを使うと、請求書の作成、金額計算、送付、控えの保管までを一連の流れで管理でき、作業を大幅に自動化できます。
入力ミスや計算ミスを減らせるため、差し戻しや修正対応の負担も軽くなります。
ただし、システムを利用するには、自社だけでなく取引先も同じ仕組みに対応している必要があります。
そのため、導入を検討する場合は、まず相手と運用方法をすり合わせましょう。
導入によって請求や支払いの手続きが簡単になる点を具体的に伝え、双方が納得したうえで進めることが大切です。